Para saber como andam as receitas e despesas, atuais e futuras da empresa, você deve valer-se de um tipo de controle chamado fluxo de caixa.
De forma simples, podemos dizer que fluxo de caixa é um instrumento que o empresário usa para acompanhar a situação financeira da sua empresa.
É um instrumento de gestão financeira que projeta para períodos futuros todas as entradas e as saídas de recursos financeiros da empresa, indicando como será o saldo de caixa para o período projetado.
De fácil elaboração para as empresas que possuem os controles financeiros bem organizados, ele deve ser utilizado para controle e, principalmente, como instrumento na tomada de decisões.
Com as informações do Fluxo de Caixa, o empresário pode elaborar a estrutura gerencial de resultados, a análise de sensibilidade, calcular a rentabilidade, a lucratividade, o ponto de equilíbrio e o prazo de retorno do investimento.
O objetivo é verificar a saúde financeira do negócio a partir de análise e obter uma resposta clara sobre as possibilidades de sucesso do investimento e do estágio atual da empresa.
No caso das empresas de pequeno porte, a projeção do fluxo de caixa para um período de quatro a seis meses é tempo suficiente para a gestão do capital de giro. Ressaltamos que, quando falamos num período de quatro a seis meses, significa que, ao final de cada mês, projetam-se novamente os períodos seguintes, de modo que sempre teremos informações para um horizonte de quatro a seis meses.
Para fazer o seu fluxo de caixa, basta criar um relatório com informações sobre toda a movimentação de dinheiro gasto ou recebido pela sua empresa em um determinado período de tempo.
Atualmente, existe no mercado softwares para fazer o fluxo de caixa, mas com uma planilha do Excel e informações é possível fazer esse controle.
O que devo registrar no fluxo de caixa?
· Todos os recebimentos (vendas);
· Todos os pagamentos (compras);
· Qualquer informação a respeito de quando ocorrem esses pagamentos e recebimentos.
Por que é importante manter um fluxo de caixa?
É com o auxilio desse relatório que você pode prever algumas situações financeiras e planejar de forma organizada como resolver problemas, reduzir despesas, desencalhar estoques e outras situações problemas.
É difícil preparar o Fluxo de Caixa?
Para as empresas que têm os controles financeiros bem organizados, a preparação do fluxo de caixa é fácil. Entretanto, se a empresa ainda não tiver controles de forma organizada, é bastante provável que, nos três primeiros meses, o fluxo de caixa ainda não seja um documento confiável, porque algumas projeções ficarão ou superestimadas, ou subestimadas, alguns custos ou despesas não terão sido previstos.
As seguintes informações ou estimativas para o período de tempo definido (três, quatro ou seis meses) serão necessárias para a preparação do fluxo de caixa:
· Previsão de vendas e os respectivos prazos de recebimentos;
· Previsão das compras e os respectivos prazos de pagamento aos fornecedores;
· Levantamento dos valores a receber dos clientes, das vendas já realizadas;
· Levantamento dos compromissos a pagar aos fornecedores e pagamento de despesas operacionais mensais;
Como levantar as disponibilidades financeiras existentes?
Considerando que a empresa tem as informações básicas, citadas anteriormente, então vamos preparar três planilhas para nos auxiliar nesta tarefa: Uma planilha para a projeção do Fluxo de Caixa; e Planilhas auxiliares, sendo uma para projeção dos recebimentos das vendas a prazo e outra para projeção de pagamentos aos fornecedores.
1.1 Previsão de vendas e os respectivos prazos de recebimentos
Qual será o valor das vendas para os próximos quatro meses? Se sua empresa já trabalha com a previsão estabelecendo as metas de vendas, sua tarefa torna-se mais simples: basta calcular o valor que sua empresa espera vender nos meses seguintes. Caso contrário, considere as vendas realizadas no mesmo período do ano anterior como ponto de partida. Com base nas vendas passadas e expectativas de crescimento, é possível projetar futuros negócios.
Exemplo – previsão de vendas:
Mês 1 e 2 = R$60.000,00/mês; mês 3 = R$75.000,00 e mês 4 = R$69.000,00.
Condições de recebimentos das vendas: 10% à vista; 40% com 30 dias; 40% com 60 dias; 10% com 90 dias.
Com base nessas informações, você prepara a previsão dos recebimentos das vendas, ou seja, o período (dia, semana, mês) em que os recebimentos das vendas ingressarão no caixa da empresa.
1.2 Previsão de compras e os respectivos prazos de pagamento aos fornecedores
Supondo que o custo das matérias-primas representa 35% do valor das vendas. Os prazos para pagamentos aos fornecedores serão: 30% à vista; 20% com 60 dias; 40% com 90 dias; 10% com 120 dias.
Em primeiro lugar, precisamos calcular a previsão ou metas de compras mensais:
É importante você ficar atento quanto ao montante de compras a ser efetuado. De modo geral, as compras têm relação direta com a quantidade a ser produzida ou total de vendas. Para evitar que a empresa fique com estoque excedente, as metas de compras não devem ultrapassar a previsão de consumo, ou seja:
·Consumo de matérias-primas para as indústrias ou serviços;
·Custo das mercadorias vendidas (CMV) para o comércio.
1.3 Levantamento dos valores a receber de clientes
Os controles de contas a receber armazenam informações dos valores a receber de clientes que serão levados para a planilha do fluxo de caixa.
Se parte da sua clientela costuma atrasar os pagamentos, então, procure descobrir esse índice de atraso (inadimplência), para que sua previsão de recebimento não fique furada.
IMPORTANTE:
· Caso constem nos controles de contas a receber valores já vencidos e de difícil recebimento, não os inclua no fluxo de caixa, pois isso resultará numa previsão irreal, já que dificilmente aqueles créditos serão recebíveis.
· Se a empresa já descontou cheques pré-datados ou duplicatas no banco, então esses valores já foram recebidos. Considere somente os valores que efetivamente entrarão no caixa da empresa.
Como levantar os compromissos a pagar?
É possível fazer esse levantamento, por meio dos controles de contas a pagar os compromissos que a empresa tem com fornecedores, impostos, financiamentos e as despesas operacionais que ocorrem todos os meses, como folha de pagamento, encargos mensais sobre a folha de pagamento, aluguel, energia, telefone, retiradas dos sócios, serviços de contabilidade, e outros.
1.1 Levantamento das disponibilidades financeiras existentes
Na data da preparação do fluxo de caixa, levante as disponibilidades financeiras da empresa, como dinheiro em caixa, cheques para depósitos, aplicações financeiras de resgate imediato, outras aplicações de curto prazo. Na preparação do fluxo de caixa, o total das disponibilidades existentes será o saldo inicial de caixa.
Vamos supor que as disponibilidades financeiras para a elaboração do fluxo de caixa é de R$ 4.250,00.
Todos os dados necessários para o fluxo de caixa foram preparados. Agora, a tarefa será inserir os dados na planilha do fluxo de caixa.
ALGUMAS DICAS:
Considere diferentes cenários – é preciso ser otimista, realista e pessimista nas projeções de fluxo de caixa, ou seja, é preciso fazer as projeções considerando mais de um cenário.
Seu negócio tem sazonalidade – não considerar a sazonalidade no fluxo de caixa é uma das principais falhas de planejamento financeiro. Alguns empresários costumam projetar um valor fixo de venda para todos os meses do ano, como se existisse um negócio assim.
Importante calcular o imposto correto – Empreendedores individuais têm a vantagem de colocar um valor fixo para impostos todos os meses do ano, mas quem opta pelo Simples, por exemplo, preciso projetar a alíquota de acordo com o faturamento da empresa. Isso dá um pouquinho mais de trabalho para preencher a planilha, pois exige a criação de uma formula de cálculo.
Não misture pessoa jurídica com física – Não misture os gastos pessoas nas contas de despesas da empresa.
Criar categorias – Para um melhor processo, é preciso separar os gastos em grupos, o que alguns chamam de planos de contas, pois apenas registrartodos os gastos e despesas não é o suficiente para tomar decisões com a planilha. O ideal é separar todos os valores em categorias. Assim, faça colunas para custos com ocupação, como aluguel, IPTU e até água e luz, para custos com pessoal, incluindo salários e benefícios, e também para custos administrativos e relacionados a vendas. Desta forma, fica mais fácil identificar, por exemplo, onde a empresa gasta mais e até como seria possível reduzir custos.
Cuidado ao fazer lançamentos – Uma nova venda sempre é recebida pela empresa como dinheiro no bolso e muitos empresários se precipitam e lançam os valores na planilha. No fluxo de caixa, o que deve ser lançado são as receitas e não as vendas. A receita é aquilo que entrou de dinheiro. Se fizer uma venda, por exemplo, em três vezes, vai ter que lançar o pagamento em três vezes também.
O mesmo vale para pagamentos – Se ia pagar uma conta e o fornecedor deu um prazo maior, muda a conta para ser paga em outra data. Assim, este é o ponto de partida para um fluxo de caixa bem feito: Projetando o que vai vender e o que vai receber, considerando que algumas vendas são à vista, outras a prazo.
Lançamentos diários – O padrão mais comum de fluxo de caixa é mensal, ajudando o empresário a avaliar o desempenho do negócio naquele mês. Na prática, é melhor acompanhar diariamente. Tem que ser feito diariamente, pois o fluxo de caixa não serve para ver quanto está gastando, para falar de passado, o fluxo de caixa me diz futuro.
Dados de acordo com a realidade – É com o acompanhamento diário que o empresário vai aprendendo como o negócio se comporta mês a mês e pode se preparar para períodos de baixa. Isso só acontece se os dados usados estiverem de acordo com a realidade, pois algumas empresas projetam fluxo de caixa de até 2 anos, com o que imaginam que vai ser a atividade, pelo fato que cada vez que aumentam as expectativas de venda, aumentam os gastos também.